Cần làm gì trước khi mở quán cà phê?

Bước 1: Xác định vốn và mục tiêu kinh doanh  
Xác định vốn
Khi có ý định mở quán cafe bạn phải xác định vốn của bạn chính xác là bao nhiêu (bao gồm vốn cố định và vốn lưu động)? 100 triệu, 200, 300 triệu … Nguồn vốn huy động từ đâu? Từ bản thân, cổ đông với bạn bè, gia đình hoặc người thân khác. Sau khi đã xác định con số vốn chính xác, thì đến giai đoạn xác định vốn đầu tư cơ bản vào quán: gồm 2 phần.

- Chi phí cơ sở: Chi phí cọc mặt bằng, chi phi thiết kế và thi công quán, chi phí các vật dụng, chi phí nhân công…

-  Chi phí duy trì: Chi phí này rất quan trọng, vì những tháng đầu mới khai trương cần PR cho quán, thu hút khách hàng, chi phí các hóa đơn hàng tháng như: chi phí mặt bằng, điện, nước, internet, điện thoại, nhân viên, thức uống, lương thực, thực phẩm, quà tặng khuyến mãi.

Ví dụ bạn có 200 triệu, bạn nên đầu tư 100 triệu vào chi phí cơ sở, còn 100 triệu vào chi phí duy trì, tuyệt đối đừng làm hao hụt chi phí duy trì, nếu không bạn sẽ khó khăn rất nhiều trong thời gian đầu.


Mục tiêu kinh doanh
Bạn phải phác thảo chi tiết mục tiêu kinh doanh quán cafe của bạn một con số chính xác, đó là lợi nhuận đạt được trong 3 tháng đầu, 1 năm, 2 năm, 3 năm… Dù biết chắc chắn con số có thể sẽ không giống như bạn đặt ra, nhưng đặt mục tiêu giúp bạn đứng vững trước những khó khăn, và những phát sinh bất ngờ.
Bước 2 : Xác định đối tượng khách hàng muốn hướng đến
Xác định đối tượng khách hàng là một trong những yếu tố duy trì hoạt động lâu dài của quán và giữ chân khách hàng quen của quán. Chẳng hạn: đối tượng là sinh viên, giới viên chức, người kinh doanh, tuổi teen, trung niên…
Bước 3: Xác định phong cách quán cafe
Phong cách quán cafe là yếu tố quan trọng mang đến thành công của quán. Chẳng hạn bạn muốn quán cafe của mình mang phong cách cafe sách, cafe âm nhạc hay cafe dành cho teen…Vì vậy bạn phải bàn bạc và thỏa thuận mong muốn của minh với kiến trúc sư thiết kế và thi công ngay từ đầu để thiết kế và hoạt động hiệu quả hơn.
Nếu chuẩn bị đi tìm địa điểm để mở quán, bạn không nên nghĩ đến 2 loại quán là cà phê vườn và cà phê thưởng thức. Cà phê vườn tuy vốn ban đầu không lớn nhưng nếu không phải là tài sản sẵn có thì bạn hãy nghĩ đến số tiền khổng lồ khi đi thuê mặt bằng. Cà phê thưởng thức chỉ dành cho người kinh doanh cà phê chuyên biệt. Loại quán này cần thời gian dài để kiếm một thương hiệu, hơn nữa vốn ban đầu lên tới cả trăm triệu để học được kỹ thuật pha chế cà phê rang xay, mua máy xay, rang, dụng cụ pha chế, ly tách chuyên dụng…
Bước 4: Lựa chọn mặt bằng
Mặt bằng luôn là yếu tố tiên quyết cho việc thành công của quán café. Khi có ý tưởng và phong cách của quán, các bạn nên chú ý tìm địa điểm đặt quán sao cho phù hợp. Ví dụ: Café dành cho công sở thì địa điểm đặt phải ở gần các cơ quan, công ty và các trung tâm nơi mà các nhân viên văn phòng thường đi qua hay là nơi dễ dàng để gặp gỡ khách hàng. Nếu bạn có nhà để mở quán thì yên tâm, nhưng nếu bạn phải đi thuê thì cần chú ý là thời gian thuê phải dài để có thời gian thu hút khách và kiếm đủ tiền để hoàn vốn đầu tư.
Lựa chọn mặt bằng để kinh doanh không phải là vấn đề một sớm một chiều mà nó đòi hỏi một quá trình tìm kiếm lâu dài, và nắm bắt cơ hội nhanh chóng, đàm phán thỏa thuận với chủ nhà, và đăng ký giấy phép kinh doanh. Đặc biệt là chỗ gửi xe, vấn đề này thường rất khó khăn trong trung tâm thành phố, hoặc trong hẻm.
Bước 5 : Thiết kế và thi công quán cafe
Sau khi đã có được mặt bằng, bạn nên dành nhiều thời gian để đưa ra cách thiết kế nội thất quán sao cho phù hợp với diện tích và phong cách của quán. Bạn cần tìm công ty thiết kế nội thất và nói cho họ biết ý tưởng và phong cách, việc còn lại là của họ, với chuyên môn kỹ thuật họ sẽ nhanh chóng đưa cho bạn mẫu thiết kế phù hợp.
Bên cạnh đó, để làm nổi bật phong cách cũng như nội thất của bạn, tạo một không gian đẹp, bạn nên chú ý trang trí quán sao cho phù hợp. Bạn có thể dùng các bức tranh sơn dầu hay vẽ tranh tường  để trang trí sao cho phù hợp với ý thích và phong cách của bạn.
Bước 6 : Vật dụng cần thiết và nhân viên
Vật dụng cần thiết
Trong thời gian thi công, bạn nên xác định các vật dụng như: Ly, tách, dụng cụ pha chế, chén, dĩa, cà phê, nước ngọt, thức ăn, đồ uống… lên một danh sách những gì nên mua và phải mua, sau đó tìm đơn vị cung cấp giá mềm và lâu dài cho bạn.
Nhân viên
 Bạn cần xác định số lượng phục vụ chính xác nhân viên như sau :

- Pha chế: Bạn cần có người pha chế đồ uống chuyên nghiệp và đẹp mắt vì khi khách cảm thấy hài lòng, và hợp túi tiền, khách sẽ thường xuyên quay lại hơn.

- Phục vụ: Tùy diện tích lớn nhỏ khác nhau mà bạn sẽ chọn cho mình các em sinh viên làm bán thời gian, hoặc có thề tuyển dụng trên các trang tuyển dụng. Nếu chăm chỉ, phục vụ tốt sẽ được khen     thưởng, vì việc phục vụ rất quan trọng đến việc kinh doanh lâu dài của quán, thái độ nhân viên phục vụ mất thiện cảm, ít tươi cười với khách sẽ khiến người khách ấy không quay lại vào lần sau.

-  Lễ tân: Có thể lựa chọn những bạn có ngoại hình ưa nhìn vì vẻ đẹp thường được đánh giá đầu tiên.

-  Bảo vệ: Nên tuyển người tin cậy, có thể trông coi quán, và giữ xe tốt, có thái độ tôn trọng và lịch sự với khách hàng.  

- Quản lý: Người quản lý là người thay bạn quán xuyến toàn bộ quán trong việc điều hành quán, quản lý nhân viên, và giải quyết các công việc có liên quan đến nội bộ… cho nên cần phải tìm người       quản lý đáng tin cậy.

-  Nhân viên tạp vụ: Siêng năng, có trách nhiệm, đúng giờ.

Bước 7: Tiếp thị cho quán cafe       
Làm hệ thống nhận diện thương hiệu cho quán, bao gồm: menu, name card, logo, tên quán, website… Đồng thời quảng cáo trên Facebook và mạng xã hội khác. Có nhiều chương trình chăm sóc khách hàng quen thuộc: khuyến mại đồ uống, thẻ ưu đãi với khách hàng thường xuyên ghé quán bạn…
Hãy làm tốt các bước trên để có một sự khởi đầu suông sẻ! Chúng tôi hy vọng một dự án kinh doanh mới mẻ sẽ thu hút đông đảo khách hàng, đem lại mức doanh thu và lợi nhuận cao cho nhà đầu tư.